Procedure AI
I processi dei vostri reparti
Personale, amministrazione, acquisti, produzione. I processi delle aziende li automatizziamo da trent'anni: quello che cambia adesso non è se si automatizzano, ma chi li esegue.
Li conosciamo perché ci siamo stati dentro
In trent'anni abbiamo scritto centinaia di applicazioni per decine di aziende, e per scriverle siamo entrati nei loro reparti: amministrazione, personale, acquisti, produzione, qualità, magazzino. Li abbiamo visti dal di dentro, uno per uno, e molti di quei processi li abbiamo già automatizzati.
C'è anche un motivo meno ovvio per cui li capiamo: oltre all'informatica abbiamo gestito e gestiamo altre imprese, dalla ristorazione alla produzione alimentare fino a uno studio di consulenza contabile e del lavoro. I numeri, il personale e gli adempimenti li abbiamo visti dal lato di chi li subisce, non solo di chi li informatizza. È una differenza che si sente nella prima riunione.
Quindi la domanda «si può automatizzare?» quasi non si pone: nella grandissima parte dei casi un processo che si ripete si automatizza. Quello che si valuta insieme non è se sia possibile, ma se convenga.
I quattro criteri, in mezz'ora
Li applichiamo per primi a noi stessi, e potete applicarli anche senza di noi. Se un processo li soddisfa tutti e quattro, diventa una procedura e conviene. Se ne manca uno, si automatizza un pezzo e il resto resta umano.
Si ripete, abbastanza spesso
Dieci volte all'anno non vale la scrittura. Dieci volte al mese sì. Il numero di volte è la prima domanda, non l'ultima.
Si descrive senza «dipende»
Se chi lo fa lo spiega in dieci minuti e le eccezioni sono poche e nominabili, si scrive. Se la spiegazione comincia con «dipende dal caso», non è ancora un processo: è un mestiere, e prima va chiarito fra umani.
L'esito si verifica da fuori
Deve esistere un controllo che dica se è andata bene, eseguibile dalla macchina. Senza quello l'agente non sa di aver finito, e un'automazione che non sa di aver funzionato è peggio del lavoro a mano.
Il confine è chiaro
Si deve poter dire con precisione dove la procedura si ferma e chi prende il caso dopo. Le cose che richiedono giudizio stanno di là dal confine, e ci restano.
Reparto per reparto
Non quattro gruppi: gli uffici che esistono davvero in un'azienda, uno per uno. Per ognuno i processi che diventano procedure — e, detto ogni volta, dove si ferma la macchina.
L'informatica non è in questo elenco perché ha un sito suo: AI ServiceDesk. Qui ci sono i processi che nessuno si aspetta di poter automatizzare.
Risorse umane
- Il primo giorno di un assunto: anagrafica, contratto e documenti da firmare, dotazione, accessi — una sequenza sola con le sue approvazioni, al posto di dieci richieste sparse fra tre uffici.
- L'ultimo giorno: chiusure, restituzioni, certificato di servizio, con l'elenco di cosa è stato fatto.
- Le richieste che tornano ogni mese: copia del cedolino, certificato di servizio, aggiornamento dei propri dati — identità verificata, documento preso dove sta, consegnato.
- Le scadenze delle persone: contratti a termine, periodi di prova, visite mediche periodiche, formazione obbligatoria. La procedura avvisa chi deve agire prima, non dopo.
Resta a una persona: valutazioni, retribuzioni, provvedimenti e ogni conversazione delicata.
Amministrazione e contabilità
- Il ciclo passivo: la fattura che arriva via PEC, i dati estratti, il controllo contro ordine e bolla, la registrazione preparata — con in evidenza solo quelle che non tornano.
- Le quadrature notturne: partite aperte, saldi, differenze. Al mattino l'elenco delle righe sbagliate invece del tabellone intero.
- Lo scadenzario: solleciti ai clienti, avvisi di scadenza, estratti conto preparati e pronti da inviare.
- I controlli di chiusura, quelli che ogni mese si rifanno sempre uguali.
Resta a una persona: ogni decisione di pagamento e le scritture di rettifica.
Finanza e tesoreria
- I flussi con la banca: estratti conto scaricati, incassi riconciliati in automatico, differenze segnalate a chi le deve guardare.
- Le disposizioni di pagamento: preparate e verificate, inviate solo dopo il sì di chi deve darlo.
- La posizione di cassa pronta ogni mattina, senza che qualcuno la componga a mano da tre sistemi.
Resta a una persona: la scelta di che cosa pagare e quando.
Acquisti
- La richiesta d'acquisto con la catena di approvazioni per importo: sta ferma dove deve, chi deve rispondere lo sa, e lo storico dice chi ha deciso.
- L'ordine al fornitore generato dai dati della richiesta approvata, senza ribattitura.
- Le scadenze dei contratti e i rinnovi taciti: avvisati prima, non il giorno dopo.
- Il confronto fra ordinato, ricevuto e fatturato, con fuori solo le differenze.
Resta a una persona: la scelta del fornitore e la trattativa, sempre.
Commerciale e vendite
- L'offerta costruita dal listino con le condizioni di quel cliente, pronta da rivedere.
- «A che punto è il mio ordine?»: risposta immediata con quello che dicono gestionale e spedizioniere, invece di una telefonata interna.
- Le provvigioni calcolate su quello che è stato incassato davvero.
- Le anagrafiche aggiornate e senza doppioni, che è la cosa che rovina ogni analisi di vendita.
Resta a una persona: la trattativa, lo sconto e la scelta di fare un'eccezione.
Assistenza clienti
- Prendere in carico e instradare quello che arriva da email, portale e telefono, con la richiesta già classificata.
- Le domande che tornano sempre: stato di una spedizione, copia di un documento, condizioni applicate.
- I reclami: aperti, documentati con le prove raccolte dai sistemi, e portati a chi decide.
Resta a una persona: il reclamo che chiede un giudizio, e ogni trattativa.
Logistica e magazzino
- I documenti di trasporto e il controllo fra ordine, uscita e bolla.
- Le giacenze: allineamenti, scorte sotto soglia, segnalazioni a chi deve riordinare.
- Gli inventari: liste preparate, conteggi confrontati, differenze in evidenza.
- Le spedizioni: tracciamento e avviso quando una consegna è in ritardo, prima che chiami il cliente.
Resta a una persona: i movimenti fisici e le decisioni di scorta.
Produzione
- I controlli di inizio turno: che tutto quello che serve sia acceso, collegato e aggiornato, prima che qualcuno se ne accorga perché si è fermato.
- Il ripristino dopo un fermo: la sequenza che si fa sempre, fatta allo stesso modo anche alle tre di notte.
- L'avanzamento raccolto dai sistemi di linea, con gli scostamenti segnalati.
Resta a una persona: tutto ciò che tocca la sicurezza fisica e i macchinari: qui non entriamo.
Qualità
- Le non conformità: aperte, documentate con le evidenze raccolte dai sistemi, instradate e sollecitate fino alla chiusura.
- Le scadenze: tarature degli strumenti, certificazioni, audit programmati.
- Le evidenze per un audit, raccolte da più sistemi e messe insieme nel formato che l'auditor chiede.
Resta a una persona: la valutazione della non conformità e l'azione correttiva.
Sicurezza sul lavoro
- Le scadenze delle persone: visite mediche, formazione obbligatoria, consegna dei dispositivi di protezione.
- Registri e attestati raccolti e tenuti pronti, invece di cercarli quando arriva l'ispezione.
- Gli avvisi a chi deve agire, con il tempo per farlo.
Resta a una persona: la valutazione dei rischi e ogni decisione che riguarda le persone.
Legale e contratti
- Scadenze e rinnovi taciti sorvegliati, con l'avviso prima della finestra di disdetta.
- La raccolta delle firme e l'archiviazione ordinata dei firmati.
- Il fascicolo di un contratto ricomposto da dove i pezzi stanno davvero.
Resta a una persona: l'interpretazione, la negoziazione e il parere.
Direzione e controllo di gestione
- I report ricorrenti preparati e distribuiti all'ora giusta, sempre nello stesso formato.
- Gli indicatori raccolti da più sistemi e pronti al mattino.
- Gli scostamenti segnalati — non il tabellone intero, le righe che non tornano.
Resta a una persona: la decisione, che è il mestiere.
Servizi generali e facility
- Le manutenzioni programmate e le scadenze degli impianti: estintori, ascensori, climatizzazione.
- Il parco auto: bollo, revisione, assicurazione, scadenze dei noleggi.
- Badge e accessi fisici, allineati a chi entra e a chi esce davvero.
- Sale e dotazioni: prenotazioni, preparazione, segnalazione di cosa manca.
Resta a una persona: la scelta dei fornitori e gli interventi fisici.
Lunedì arriva una persona nuova
Il processo che ci chiedono più spesso, e l'esempio migliore per mostrare dove la macchina si ferma.
- Da dove parte
- il 3 novembre entra una persona in amministrazione, contratto a tempo indeterminato, sede di Lissone
- Cosa capisce
- Ingresso di una persona. Da ruolo e sede ricava quale sequenza serve: non esiste un «primo giorno» generico, esiste quello di un amministrativo a Lissone.
- Cosa prepara,
senza fare niente - utenza di dominio e casella di postaabilitazioni del profilo «amministrazione»programmi del ruolo sul computer assegnatostampanti della sede, disco cifrato, backup collegatodocumenti da firmare il primo giorno
- Dove si ferma
- il responsabile vede l'elenco esatto delle abilitazioni e autorizzai sistemi informativi confermano quale computer viene assegnatofinché non rispondono, non esiste nessuna utenza
- Quando esegue
- La sequenza parte il venerdì, non il lunedì mattina: il computer è pronto prima che la persona arrivi. Ogni passo verifica di essere riuscito prima di passare al successivo.
- Se qualcosa non riesce
- Non lascia un ingresso fatto a metà — che è lo stato peggiore, un'utenza che esiste con permessi incerti. Si ferma, dice a che punto è arrivata, e passa il caso a una persona con l'elenco di cosa resta.
- Cosa resta scritto
- Chi è entrato, quando, con quali abilitazioni, autorizzate da chi. Fra due anni, quando quella persona cambierà ruolo, è l'elenco da cui si parte per togliere quello che non le serve più: il passaggio che a mano non succede mai.