Procedure AI
Come nasce una verticalizzazione
Il progetto c'è sempre — anche con chi vi promette mille agenti pronti. Quello che cambia è quanto costa, chi lo può fare e cosa vi resta in mano quando è finito.
Sei passi, e si vede già nel primo se il caso regge
Non è una metodologia con un nome: è il modo in cui lavoriamo da trent'anni, con un pezzo nuovo in fondo.
- 1
Si guarda il processo con chi lo esegue
Mezza giornata con le persone che lo fanno tutti i giorni, non con chi l'ha documentato. Il processo reale ha quasi sempre due o tre eccezioni che nel manuale non ci sono: sono quelle che decidono se l'automazione funziona.
mezza giornata - 2
Si scrive la procedura
I controlli da fare prima di toccare, le azioni in ordine, che cosa fare quando un passo non riesce, dove serve l'approvazione e di chi. Qui il lavoro non è tecnico: è decidere dove si ferma la macchina.
giorni - 3
Un tecnico la rilegge e la approva
È il passaggio che rende sicuro tutto il resto: nessuno script gira se un essere umano non l'ha letto per intero. L'approvazione resta registrata con nome e data.
un'ora - 4
Pilota su casi veri
La procedura gira su pochi casi e poche postazioni, con l'esito sotto osservazione. Se la riuscita scende sotto la soglia concordata, si ferma da sola invece di propagare l'errore.
una settimana - 5
Si allarga
Finestra oraria, gruppo pilota a percentuale, tentativi massimi: la stessa macchina con cui distribuiamo software su centinaia di computer in una notte.
a vostro passo - 6
Evolve
Una riorganizzazione, un gestionale nuovo, una sede in più: la procedura si aggiorna. È la parte che non finisce, ed è il motivo per cui non vendiamo un pacchetto chiuso.
sempre
Chi mette che cosa
Voi
- La persona che conosce il processo davvero, per mezza giornata.
- Gli accessi ai sistemi coinvolti, con un'utenza di servizio dai permessi limitati.
- Il nome di chi approva, per ogni punto in cui serve.
Noi
- L'analisi, la scrittura della procedura, l'approvazione tecnica.
- L'infrastruttura: agente, code, consensi, elevazione dei privilegi, tracciatura.
- Il pilota, l'esercizio e l'evoluzione quando il processo cambia.
Cosa resta vostro
- La procedura scritta, leggibile da qualunque sistemista.
- Il registro di chi l'ha approvata e quando.
- Tutto questo anche se un giorno cambiate fornitore: non è configurazione dentro la piattaforma di qualcun altro.
Quanto ci vuole, detto onestamente. Una procedura su un sistema che espone un'interfaccia si scrive e si prova in giorni. Su un gestionale chiuso la parte lunga non è scrivere: è capire da quale porta si entra, e a volte è la metà del progetto. Quale dei due casi siete si vede nella prima mezz'ora, prima che abbiate speso qualcosa.
«Ma le grandi piattaforme hanno mille agenti pronti»
È vero, e fanno il caso da manuale. Il vostro ufficio del personale non ha il caso da manuale: ha le sue regole di approvazione, i suoi sistemi, le deroghe stratificate in dieci anni. Quindi anche lì arriva il progetto. La domanda vera non è chi lo evita: è quanto costa, chi lo può fare, e cosa vi resta in mano quando è finito.
| Grandi piattaforme | Procedure AI | |
|---|---|---|
| Chi lo fa | un partner certificato, a tariffa di consulenza sulla piattaforma | noi, insieme a chi in azienda conosce il processo |
| Con che cosa | gli strumenti interni della piattaforma e il suo modello di dati | script normali, nel linguaggio che il vostro sistemista legge |
| Cosa resta | configurazione dentro la piattaforma | la procedura scritta, più chi l'ha approvata e quando |
| Se cambiate fornitore | resta lì | è vostra e ve la portate via |
| Come si paga | per ogni persona che lavora nel sistema | per postazione servita, più le procedure a corpo |
Un dettaglio che decide i tempi. Le persone capaci di configurare le grandi piattaforme sono poche e costano; chi sa scrivere lo script che reimposta una password o controlla una cartella sta in quasi tutte le aziende. Significa che una procedura in più non diventa una trattativa: diventa mezza giornata.
Tre cose che vale la pena sapere prima
La prima procedura di un reparto costa più delle successive
Non per il codice: per il tempo che serve a capire il processo come è davvero. Dalla seconda in poi la stessa squadra conosce i vostri sistemi, chi approva che cosa e dove sono le eccezioni — e si vede nei tempi.
Spesso il guadagno più grande arriva prima dell'automazione
Scrivere un processo perché lo esegua una macchina obbliga a dire cosa succede in ogni caso: emergono passaggi che non servono più e approvazioni che nessuno guarda. Capita regolarmente che il processo esca dal progetto più corto di com'era entrato.
Se non conviene lo diciamo nella prima mezz'ora
Quando un processo non soddisfa i quattro criteri, automatizzarlo produce un sistema che sbaglia in silenzio. Succede raramente, e di solito la risposta non è «no»: è «prima sistemiamo il processo».